Digitalizacija je eden izmed najbolj pogosto izrečenih pojmov, ko tema pogovora nanese na upravljanje z dokumenti ali dokumentni sistemi. Kljub temu, da digitalno poslovanje prinaša številne prednosti, imajo podjetja strah kje, kako in s kom začeti. Kateri proces z digitalizacijo najprej avtomatizirati? Kako so to začeli drugi? Kakšne so njihove dobre prakse?
Najlažje vam bo ob upoštevanju teh 10-ih korakov:
1. Prepoznajte poslovne procese, ki jih želite optimizirati in avtomatizirati s pomočjo dokumentnega sistema. Kateri so tisti procesi, ki so ponavljajoči in vam vzamejo veliko časa? Če v vašem podjetju v tem trenutku nimate avtomatiziranega nobenega poslovnega procesa, izberite en oddelek s katerim boste začeli digitalizacijo. Se morda vse začne že pri vhodni pošti ali so ponudbe in pogodbe tiste, ki vam vzamejo največ časa? Ali pa morda mesečno izdajanje računov? Odlična izbira za začetek sta zato ravno oddelka financ ali kadrovska služba, saj so procesi že vnaprej definirani, torej potrebujejo samo optimizacijo in avtomatizacijo. Pri izbiri dokumentnega sistema DMS (Document Management Solution) bodite pozorni, da izberete dokumentni sistem s katerim boste lahko digitalizirali vse poslovne procese v podjetju in ga boste nadgrajevali skupaj z vašim podjetjem.
2. Ocenite stroškovni prihranek z avtomatizacijo poslovnega procesa in vpliv, ki ga bo imelo na vaše zaposlene, sodelavce, partnerje in vaše stranke. Zato je toliko bolj pomembno, da se lotite sprememb na vseh segmentih oz. jih ne pozabite upoštevati. Pri tem ne pozabite pregovora, da je »navada železna srajca« in da so ljudje bitja navad, zato spremembe niso »edina stalnica« sodobnega načina življenja pri vseh ljudeh.
3. S sodelavci, ki so vpleteni v vaš poslovni proces se pogovorite kaj jim v procesu predstavlja največjo težavo in kaj bi jim najbolj olajšalo in pomagalo pri delu. Tukaj je pomembno misliti tudi na to, da vsi ne prepoznajo pravkar omenjenih težav. Včasih so nekateri posamezniki že tako zelo navajeni in zadovoljni, da jim skrajšanje procesa lahko predstavlja težave. Kaj bodo delali s tem »odvečnim časom«? Zato je pomembno, da s pogovorom motivirate (ali vsaj pomirite) tudi ta del zaposlenih. Organizirajte delovni sestanek, analizirajte predloge in začnite avtomatizirati poslovne procese s pomočjo dokumentnega sistema. Morda za začetek s testno verzijo, v kolikor so vam zadeve preveč fiktivne.
4. Po sprejetju odločitve, kateri poslovni proces najprej avtomatizirati, najprej dobro analizirajte potek dokumentov. Kako ti dokumenti in podatki pridejo v proces: preko fizične pošte, elektronske pošte, telefonskega klica ali elektronskega obrazca. Pravilo dokumentnega sistema, je predvsem zdaj in takoj, torej, da se hitro najde in takoj uporabi v naslednjem koraku ali povezanih poslovnih procesih.
5. Ocenite kje se proces podaljša zaradi dolge časovne vrzeli in pride do največjih zamud ter ugotovite zakaj prihaja do tega. Morda je to tudi del procesa, kjer se pojavlja največ človeških napak in bi ga bilo zaradi razloga odprave napak smiselno avtomatizirati.
6. Prepoznajte kako lahko avtomatizirane poslovne procese povežete z ostalimi poslovno-informacijskimi sistemi (ERP) in s tem naredite korak dlje k dodatnemu digitaliziranju poslovanja, se znebite ponavljajočih se vnosov in aktivirate hiter pretok dokumentov med sistemi.
7. Testiranje je eden ključnih korakov pred zaključkom optimiziranega, avtomatiziranega in digitaliziranega poslovnega procesa.
8. Zdaj ste pripravljeni, da se pridružite mnogim podjetjem, ki so že pozabili kaj pomeni ponavljajoče se vpisovanje podatkov v različne dokumente in procese, kaj je to zamudno pretipkavanje računov ali zgubljanje časa z iskanjem dokumentov po fasciklih…
9. Nikar se ne ustavite pri enem procesu, saj boste kmalu ugotovili, da z digitalizacijo poslovanja in avtomatiziranjem procesov to lahko storite še z ostalimi poslovnimi procesi v podjetju in iščite predloge za izboljšavo tudi, ko so poslovnih procesi avtomatizirani.
10. Ne pozabite, da smo vam strokovnjaki na razpolago v vsakem trenutku, ko se znajdete v slepi ulici ali ko ne veste kje in kako začeti.
Veselimo se vašega prestopa iz analognega na digitalno in upamo, da smo vam s kratkimi nasveti pomagali, da končno stopite ne svoj prvi korak digitalizacije in avtomatizacije procesov. Ključno pri celotnem projektu pa je izbrati pravega ponudnika dokumentnega sistema, ki bo razumel vas in vašo dejavnost ter vas znal usmerjati s pravimi vprašanji in predlogi za prave izboljšave vaših poslovnih procesov. Ne pozabite pomembnega fokusa tako na pot kot cilj, saj le prava pot privede do želenega cilja.
Morda vas bo za zanimal članek o hibridnem poslovanju.