Arhiviranje dokumentacije je po slovenski zakonodaji obvezno za vsakega davčnega zavezanca. Ponavadi se podjetja odločajo, da za arhiv dokumentacije poskrbijo sama. Druga podjetja se odločijo in rajši najamejo zunanjega izvajalca. Na kaj morate biti pozorni, da bo vaša dokumentacija pravilno skladiščena ne glede na to ali boste sami hranili svojo dokumentacijo ali boste to preverjali pri izbiri vašega izvajalca arhiva?

Po 23. členu Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) se mora dokumentarno gradivo hraniti v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi, ter zagotavljati dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe, in celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost tega gradiva.

PRAVNA PODLAGA

Arhiviranje dokumentacije je opredeljena v krovnem zakonu in podzakonskih aktih:

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom.
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi.
• Pravilnik o strokovnih izpitih na področju varstva kulturne dediščine in varstva arhivskega gradiva.
• Pravilnik o pridobivanju nazivov na področju varstva kulturne dediščine in varstva arhivskega gradiva.
• Pravilnik o določitvi tarif pri uporabi arhivskega gradiva.

PRIMEREN PROSTOR IN OPREMA

Ena izmed najpomembnejših stvari, ki jih je treba upoštevati pri shranjevanju arhivskega gradiva, je prostor, kjer bo dokumentacija shranjena. Le-ta mora biti po Pravilniku o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva:

• ločen od drugih prostorov,
• na mestu, varnem pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave in podobnih nevarnih napeljav in sistemov,
• grajen protipotresno, iz požarnovarnih materialov,
• grajen tako, da zagotavljajo pravilne mikroklimatske pogoje za hrambo gradiva,
• ustrezno hidro in termo izoliran,
• zavarovan pred požarom, vlomom in strelo,
• opremljen z ustrezno električno napeljavo z napravami za izklopitev električnega toka v vseh skladiščih,
• opremljen s svetili, ki so zavarovana pred škodljivimi sevanji.

Pomembno je tudi, da morajo imeti vsa arhivska skladišča tudi ustrezno opremo, ki omogoča racionalno namestitev gradiva, zavaruje gradivo pred poškodbami, omogoča lahko dostopnost, čiščenje in kroženje zraka.

Obvezna oprema je zato:

• kovinska oprema (kovinsko ogrodje),
• ustrezni gasilni aparati in sistemi,
• higrometri (za merjenje vlažnosti v prostorih) in termometri,
• naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode,
• zaščito pred vdorom ultravijoličnih žarkov, tudi če je gradivo s svojo tehnično opremo dovolj zavarovano,
• ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva.

S tem boste zagotovili, da bo arhivska dokumentacija ostala dobro zaščitena in dostopna čim dalj časa.

VPIV ZUNANJIH DEJAVNIKOV

Arhivirano dokumentacijo je najbolje hraniti v hladnih, suhih prostorih, kjer sta temperatura in relativna zračna vlaga stabilni kljub zunanjim vremenskim vplivom, kot so dež, veter, sneg in sonce. Prav tako pa je pomembno, da je so prostori temnejši, saj se lahko arhivska dokumentacija ob preveliki izpostavljenosti svetlobi (tako naravni kot umetni) poškoduje ali celo uniči.

DRUGA TVEGANJA

Pri vzpostavitvi arhivskih prostorov morate upoštevati tudi druga tveganja za hranjenje dokumentacije v vašem arhivskem prostoru. To so lahko pojav pleseni, škodljivci, glodalci, poškodbe zaradi poplav, požarov in kraje. Pomembno je oceniti tveganja za arhiv in izdelati načrt za preprečevanje treganja v primeru izrednih razmer. Prav tako je priporočljivo izdelati tudi načrt za reševanje dragocenih materialov v izrednih primerih.

PRIMEREN SISTEM HRANJENJA

Izredno pomembno je, da preden začnete s hrambo gradiva je potrebno izdelati načrt in vzpostaviti  (programski) sistem hrambe dokumentacije, da se arhivirana dokumentacije ne izgubi. Nadvse pomembno pa je tudi, da če se odločite za zunanjega ponudnika arhivskega prostora, poskrbite da bo upošteval vaše zahteve in želje.

PRIMERNA EMBALAŽA HRANJENJA

Hranjena dokumentacija se mora tesno prilegati v arhivske škatle. Ne sme biti niti premalo prostora, takrat se raje odločite za dodatno škatlo. Niti preveč prostega prostora v škatli, saj se dokumentacija lahko začne trgali ali zvijati in se s tem uniči, zato raje uporabite škatle polovične velikosti.

ELEKTRONSKA HRAMBA DOKUMENTACIJE

Elektronska hramba dokumentov je zakonsko dopustna, pod pogojem da podjetje davčnemu organu zagotovi dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in da ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Če želite svoje gradivo digitalizirati in ohraniti te datoteke, je pomembno razmisliti, ali imate ustrezno opremo za digitalizacijo in shranjevanje datotek. Več v članku Elektronsko arhiviranje

V Reisswolf-u vam z veseljem svetujemo in pomagamo pri hrambi in nadaljnjem upravljanju vaše dokumentacije.