Investiranje v ognjevarne omare zagotavlja varno shranjevanje fizičnih dokumentov pred požarom in drugimi škodljivimi vplivi. To lahko zagotavlja tudi dostopnost dokumentov, saj so vedno na enem mestu in lahko dostopajo do njih tisti, ki imajo dostop. Izjemoma so ognjevarne omare lahko opremljene z različnimi varnostnimi funkcijami, kot so elektronske ključavnice, kar bistveno podraži investicijo, še vedno pa ni sledljivosti.

Druga možnost je, da se zunanjim izvajalcem predajo fizični dokumenti v upravljanje. To lahko zagotavlja strokovnost in varnost, saj so zunanji izvajalci specializirani za to področje in imajo ustrezne varnostne ukrepe za zaščito dokumentov. V slednjem primeru za to plačujete nadomestilo hrambe storitve zunanjega izvajalca in potrebujte  učinkovit in zanesljiv dostop do fizičnih dokumentov, ki jih upravlja zunanji izvajalec.

Na koncu, izbira med investiranjem v ognjevarne omare ali zunanjimi izvajalci za upravljanje fizičnih dokumentov odvisna od potreb posameznega podjetja in njihovega proračuna. Oba načina imata svoje prednosti in slabosti, zato je pred odločitvijo potrebno dobro pretehtati vse vidike stroškov ste pripravljeni in sposobni porabiti za varstvo podatkov. Prav tako je pomembno, da podjetje in organizacije pretehtajo rizike, ki jih predstavlja, če hranijo podatke  »in-house« ali prenesejo na zunanjega izvajalca.

Slabosti ognjevarnih omar za hrambo dokumentov so lahko:

1.      Visoki stroški: Ognjevarne omare lahko predstavljajo visok strošek za podjetja, saj so lahko draga za nakup in vzdrževanje.

2.      Prostorska omejenost: Ognjevarne omare so lahko omejene glede prostora, zato lahko podjetja težko shranijo vse svoje dokumente.

3.      Težave pri dostopu: Ognjevarne omare so lahko opremljene z varnostnimi ukrepi, kot so elektronske ključavnice, ki lahko povzročijo težave pri dostopu do dokumentov za tiste, ki jih potrebujejo.

4.      Težave s prenosom: Prenos dokumentov iz ognjevarne omar v drugo lokacijo lahko predstavlja težavo, saj je potrebno upoštevati varnostne ukrepe in zagotoviti varen prenos.

5.      Težave s kopiranjem: Ognjevarne omare ne omogočajo enostavnega kopiranja dokumentov, saj je potrebno upoštevati varnostne ukrepe in zagotoviti varen prenos.

6.      Težave z arhiviranjem: Ognjevarne omare so lahko omejene glede kapacitete, zato lahko podjetja na ta način težko arhivirajo vse svoje dokumente.

7.      Težave s preglednostjo: Ognjevarne omare ne omogočajo enostavnega pregleda vseh shranjenih dokumentov, saj je potrebno upoštevati varnostne ukrepe in zagotoviti varno prevoz.

Prednosti zunanjega izvajalca za hrambo fizičnih dokumentov so lahko:

1.      Strokovnost: Zunanji izvajalci so specializirani za hrambo in upravljanje fizičnih dokumentov, zato lahko zagotavljajo visoko raven strokovnosti, varnosti in sledljivosti.

2.      Varnost: Zunanji izvajalci imajo ustrezne varnostne ukrepe za zaščito dokumentov, kot so elektronske ključavnice, CCTV kamere, itd.

3.      Prostorska zmožnost: Zunanji izvajalci imajo večjo prostorsko zmožnost za hrambo dokumentov, zato lahko podjetja shranijo večji obseg dokumentov.

4.      Dostopnost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo dostopnost dokumentov tistim, ki jim so potrebni, preko elektronskega dostopa, posredovanja dokumenta po mailu, prek svojih internih varnostnih povezav, itd.

5.      Enostavnost kopiranja: Zunanji izvajalci lahko omogočajo enostavno kopiranje dokumentov, ki jih potrebujejo za svoje poslovanje.

6.      Arhiviranje: Zunanji izvajalci lahko omogočajo arhiviranje dokumentov, ki jih podjetja ne potrebujejo več, tako da se ti dokumenti ne kopičijo v podjetju.

7.      Preglednost: Zunanji izvajalci lahko omogočajo enostaven pregled dokumentov, ki jih hranijo, zato lahko podjetja hitro in enostavno najdejo potreben dokument.

8.      Učinkovitost: Zunanji izvajalci lahko zagotavljajo učinkovitost v upravljanju fizičnih dokumentov, saj se lahko posvečajo samo temu in tako zmanjšujejo potrebo po notranjem osebju, ki se ukvarja z upravljanjem dokumentov.

Še več prednosti si preberite tukaj.

V končni fazi, je pomembno, da podjetje in organizacije zagotovi, da so podatki varni, zaščiteni in dostopni, ne glede na to, ali se arhivirajo v ognjevarnih omara ali predajo zunanjim izvajalcem.

Vas zanima kako varno  digitalizirati, shraniti in uničiti vaše podatke in dokumente? Kliknite tukaj. ,  pokličite 041 717 809 ali pišite na naslov info@reisswolf.si.

>>> Morda bi vas zanimala ostala vsebina naših novic: Tukaj