Ko se podjetja soočajo z vprašanjem, kako najbolje hraniti svoje dokumente – bodisi fizično ali digitalno – pogosto zanemarijo ključno možnost: sodelovanje z zunanjim izvajalcem za upravljanje dokumentacije. Upravljanje dokumentacije z zunanjim izvajalcem, kot je Reisswolf, ne le poenostavi postopek hrambe, ampak tudi zmanjša stroške in poveča varnost. V tej objavi primerjamo fizično in digitalno hrambo dokumentacije z zunanjim izvajalcem, kar vam omogoča lažjo odločitev.
Fizični arhiv z Reisswolf-om
Prednosti:
- Prostor in varnost: Pri Reisswolf-u ponujamo varno fizično hrambo dokumentov v posebej urejenih in nadzorovanih arhivskih prostorih. To pomeni, da vašega prostora ni treba namenjati arhivom, hkrati pa so vaši dokumenti zaščiteni pred poškodbami, krajo ali naravnimi nesrečami.
- Enostaven dostop: Z našimi storitvami upravljanja dokumentacije lahko dokumente kadar koli zahtevate, mi pa jih varno dostavimo na vašo lokacijo ali digitaliziramo po potrebi.
- Nižji stroški: Namesto vlaganja v lastno infrastrukturo za fizično hrambo (omare, sef, varovanje), dokumente varno hranimo mi, kar pomeni, da so začetni stroški nizki in plačate le za uporabo storitev. Če še ne veste koliko vas stane arhiv, ki ga hranite v vaših prostorih si to preprosto izračunajte tukaj.
Slabosti:
- Čas dostopa: Čeprav zagotavljamo hiter dostop do vaših dokumentov, je ta v fizični obliki morda nekoliko daljši v primerjavi z digitalnim arhivom, kjer je vse dostopno takoj.
- Fizična hramba originalov: Zakonodaja zahteva hrambo originalov določenih vrst dokumentov, kar v nekaterih primerih lahko pomeni dodatno organizacijo ali strošek.
Digitalni arhiv z Reisswolf-om
Prednosti:
- Nižji stroški začetne naložbe: Z uporabo zunanjega izvajalca, kot je Reisswolf, ne potrebujete vlagati v drago opremo, strežnike, programsko opremo ali izobraževanje za digitalizacijo in upravljanje arhiva. Mi poskrbimo za digitalizacijo in varno shranjevanje, kar bistveno zmanjša stroške.
- Hiter dostop: Digitalni dokumenti so dostopni v nekaj sekundah prek varnih spletnih platform. To pomeni, da lahko hitro pridete do vseh potrebnih informacij ne glede na lokacijo.
- Varnost in varnostne kopije: Digitalni arhivi so pri nas varno shranjeni in zaščiteni pred hekerskimi napadi, fizičnimi nesrečami in izgubo podatkov. Poleg tega so redno ustvarjene varnostne kopije, kar zagotavlja, da dokumenti ne bodo izgubljeni.
- Učinkovitost prostora: Fizičnega prostora za dokumente ne potrebujete več – vse je varno shranjeno digitalno in dostopno prek interneta.
Slabosti:
- Odvisnost od tehnologije: Čeprav je digitalni arhiv izjemno praktičen, je odvisen od tehnične infrastrukture. Potrebujete računalnik ali drugo napravo in dostop do interneta za pregled dokumentov.
- Kibernetska varnost: Kljub visoki stopnji varnosti lahko še vedno obstaja tveganje za kibernetske napade, zato je pomembno izbrati zanesljivega izvajalca z ustrezno zaščito.
Zakaj sodelovati z Reisswolfom?
Ko izbirate med fizično in digitalno hrambo, je odločitev odvisna od potreb vašega podjetja. A najpomembnejša prednost sodelovanja z zunanjim izvajalcem, kot je Reisswolf, je ta, da vam ni treba vlagati v lastno drago infrastrukturo in kadre. Mi ponujamo celovite rešitve za fizično in digitalno hrambo, ki vključujejo:
- Varnost: Naši arhivski prostori in digitalne platforme so opremljeni z naprednimi varnostnimi sistemi, ki zagotavljajo maksimalno zaščito vaših dokumentov.
- Stroškovna učinkovitost: Plačujete le za storitve, ki jih potrebujete, brez velikih začetnih naložb v opremo in tehnologijo.
- Dostopnost in podpora: Vaši dokumenti so vedno na dosegu roke – bodisi fizično dostavljeni ali digitalno dostopni v nekaj sekundah.
Kaj je prava izbira za vas?
Izbira med fizično in digitalno hrambo je odvisna od vaših poslovnih potreb in prednostnih nalog. Če vam je pomembno varno in centralizirano shranjevanje dokumentov, ki jih ne potrebujete pogosto, je fizični arhiv odlična rešitev za zmanjšanje prostorskih potreb v vaših pisarnah. Če pa potrebujete hiter in enostaven dostop do dokumentov, bodisi na daljavo bodisi z različnih naprav, je digitalni arhiv prava izbira, saj omogoča takojšen pregled in upravljanje dokumentov kjerkoli in kadarkoli.
Ne glede na to, za katero možnost se odločite, vam pri Reisswolfu omogočamo oba pristopa, brez velikih začetnih stroškov in z največjo skrbnostjo za varnost. Naša strokovnost in prilagodljive rešitve vam omogočajo, da se osredotočite na vaše poslovne cilje, medtem ko za učinkovito in varno upravljanje dokumentov poskrbimo mi.
Bi morda želeli izvedeti več o stortivah? Ali imate morda dodatna vprašanja, ki bi jih želeli rešiti kar preko e-maila ali telefonskega klica?