Večina podjetij je navdušena nad konceptom brezpapirnega poslovanja, vendar ga zaradi dolgotrajnih postopkov in zakonskih predpisov ne more v celoti doseči. Posledično sta dolgoročno arhiviranje in dokumentiranje vseh poslovnih procesov privedla do povečanja arhiviranja dokumentov, kar prinaša za podjetje dodatne stroške.
REISSWOLF vam zato ponuja stroškovno učinkovito rešitev fizičnega arhiva. Na podlagi potreb vašega podjetja vam zagotovimo individualno rešitev za arhiviranje dokumentacije in podatkov vašega podjetja. Na vašo željo izvedemo popis dokumentacije in jo varno shranimo v naših poslovnih prostorih, ki imajo izključno arhivsko namembnost. Z našo programsko opremo za upravljanje z arhivom na spletu RWAM vam nato omogočamo izdajanje naročil za izdajo vaše arhivske dokumentacije v fizični ali elektronski obliki, izdajanje naročil za izločanje dokumentacije za uničenje v skladu z ZVOP-2 ter možnost naročanja ponovnega prevzema dokumentacije. Vsi dostopi so varnostno zaščiteni in dodeljeni izključno pooblaščenim osebam.
Arhiviramo vse vrste dokumentacije, posebno pozornost posvečamo kadrovski, zdravstveni, računovodski in bančni dokumentaciji.
Arhiv Reisswolf, vam tako poleg rešitve za optimizacijo vašega prostora, za vaše primarne delovne procese zagotavlja tudi učinkovite delovne procese, saj hibridno arhiviranje omogoča analogno digitalno uporabo kadarkoli. S čedalje hitrejšim in večjim prehodom na delo z digitalnimi dokumenti, postajata hitrost in takojšnji dostop do informacij kadarkoli in kjerkoli še toliko bolj pomembna.
Prednosti za vas:
- Individualno svetovanje pri vseh vprašanjih v vezi z arhiviranjem in upravljanjem fizične in digitalne dokumentacije - za male in velike projekte.
- Arhiviranje fizičnih dokumentov v arhivskem objektu s 24/7 dostopom na spletu.
- Popolna sledljivost dokumentiranja vseh korakov arhiviranja in upravljanja preko programskega orodja za upravljanje z arhivom Reisswolf RWAM.
- Opredelitev pooblaščenih uporabnikov in pristojnosti pri izmenjavi in dostopu do podatkov ter sledenje ob procesu upravljanja, tudi kadar so v različnih pisarnah, poslovalnicah ali regionalno ločenih enotah.
- Prevoz, arhiviranje in dostop do dokumentacije ima le naše osebje, ki je stalno zaposleno in strokovno izobraženo. Storitev Scan-on-demand (skenirani dokument iz arhiva) je na voljo kadarkoli.
- Certificiran program RWAM za vodenje kakovosti po ISO standardu 9001:2015.
Ste res seznanjeni z dejstvom, koliko vas letno stane vaše interno arhiviranje? Presenečeni bi bili nad prihranki, ki jih lahko prinese zunanje izvajanje. Preverite, kako lahko preprosto zmanjšate stroške arhiviranja z našim brezplačnim ABC kalkulatorjem - pregled vašega trenutnega proračuna stroškov za vaš arhiv.
Kako poteka arhiviranje pri REISSWOLF?
- 1. korak: Oddaja naročila za fizično hrambo.
- 2. korak: REISSWOLF vas bo kontaktiral, da se pogovorimo o nadaljnjih podrobnostih (npr. čas in kraj prevzema, tip/vrsta in količina dokumentacije za arhiviranje itd.).
- 3. korak: Organizacija dokumentacije in zlagane v zato namenjene RW5 škatle.
- 4. korak: Popis v RWAM in vnos v arhiv.
Kaj je RWAM?
RWAM je spletna programska oprema - spletnio orodje za arhiviranje, ki vam nudi učinkovito rešitev za upravljanje in dostop do celotnega popisa vaše fizične dokumentacije. RWAM se individualno prilagaja potrebam naših strank. Znotraj portala lahko vsaka pooblaščena oseba analizira, upravlja, posodablja in vzdržuje podatke, dokumente in datoteke.
Kaj je fizična hramba dokumentov pri REISSWOLF?
Fizična hramba dokumentov pri REISSWOLF vključuje varno shranjevanje vaših fizičnih dokumentov v naših specializiranih arhivskih prostorih. Nudimo dolgotrajno hrambo dokumentacije s strogimi varnostnimi protokoli in možnostjo hitrega dostopa do dokumentov po potrebi.
Kje se hranijo dokumenti?
Dokumenti se hranijo v posebej prilagojenem in varovanem arhivu, ki izpolnjujejo visoke varnostne in okoljske standarde. Prostori so opremljeni z nadzorovanimi pogoji (temperatura, vlaga) in sistemom za nadzor dostopa, kar zagotavlja dolgoročno ohranitev dokumentov.
Kakšna je varnost pri fizični hrambi dokumentov?
Varnost vaših dokumentov je zagotovljena z več nivojskimi varnostnimi ukrepi. Naši prostori so varovani z nadzornimi kamerami, alarmnimi sistemi in kontroliranim dostopom. Vse to potrjuje certifikat ISO 27001, ki zagotavlja najvišje standarde varovanja informacij in upravljanja podatkov.
Ali lahko kadar koli dostopam do svojih dokumentov?
Da, omogočamo vam hiter dostop do vaših dokumentov z uporabo arhivksega orodja RWAM. Zahteve za dostop lahko oddate preko našega orodja ali neposredno preko e-pošte ali telefona, mi pa bomo poskrbeli za varno dostavo, digitalizacijo ali uničenje željene dokumentacije.
Kako dolgo lahko hranite moje dokumente?
Dokumente hranimo za obdobje, ki ga določite vi. Možna je dolgoročna hramba za nedoločen čas ali pa kratkoročna hramba, odvisno od vaših poslovnih potreb. Ponujamo tudi upravljanje rokov hrambe, kar pomeni, da vas RWAM opozarja, ko se približa konec zakonsko določenega roka hrambe.
Kako lahko zagotovim, da so moji dokumenti varni pred okolijskimi vplivi, kot so vlaga ali požar?
Naši arhivski prostori so zasnovani tako, da varujejo dokumente pred vlago, temperaturnimi nihanji in drugimi okoljskimi vplivi. Prostori so opremljeni tudi s požarnimi alarmi in sistemi za preprečevanje požarov, kar zagotavlja, da so vaši dokumenti zaščiteni pred vsakršnimi nevarnostmi.
Kako začnem uporabljati storitev fizične hrambe dokumentacije pri REISSWOLF?
Za začetek uporabe storitve nas kontaktirajte preko naše spletne strani, telefona ali e-pošte. Naši strokovnjaki vam bodo pomagali pri pripravi dokumentov za prenos v naš arhiv in vam svetovali pri vzpostavitvi sistema za učinkovito upravljanje vaše fizične dokumentacije.